ઓડીટ અંગેનાં સુચનો

ઓડીટ અંગેનાં સુચનો 

ઓડીટ સમયે જે રજીસ્ટરો નિભાવવા અથવા રજુ કરવા જરૂરી છે તેવા રજીસ્ટરોની ચકાસણી:

વર્ષ દરમ્યાન ઓડીટ સમયે જરૂરી એવા રજીસ્ટરો નિભાવવાના હોય છે અને નિભાવેલ રજીસ્ટર ઓડીટ સમયે રજૂ કરવાના થતા હોય છે.

૧.ડેડ સ્ટોક રજીસ્ટર

૨. આવક જાવક રજીસ્ટર

૩. ઠરાવ બુક અને એજન્ડા બુક

૪. ટીએલએમ રજીસ્ટર 

૫ રમત ગમત ની ગ્રાન્ટ મળેલ હોય તો અને રમત ગમત ના સાધનો ખરીદેલ હોય તો તેનું રમતગમત નું ડેડ સ્ટોક રજીસ્ટર અલગ નિભાવવું જોઈએ.

 ૬ વર્ષે દરમ્યાન ખરેખર કરવાના ઠરાવ (મિટિંગ) ની સંખ્યા વર્ષ દરમ્યાન ખરેખર કરેલ ઠરાવ (મિટિંગ) ની સંખ્યા

* રૂ. ૨૦૦૦/- અને તેનાથી વધુ બેન્ક એકાઉન્ટમાંથી રોકડ ઉપાડવામાં આવ્યાં હોય તો 

તેની ચકાસણી વર્ષ દરમ્યાન ઘણી શાળા ઓ દ્વારા રૂ. ૨૦૦૦/- અને તેનાથી વધુ રોકડ ઉપાડ છૂટક-છૂટક ખર્ચ કરવા માટે ઉપાડ કરવામાં આવે છે. સમગ્ર શિક્ષા અભિયાન ની ગાઈડલાઈન્સ મુજબ ૨૦૦૦ કે તેનાથી વધુ નો રોકડ ઉપાડ થવો જોઈએ નહિ.

*ઓડીટ સમયે જનરલ (સામાન્ય) જોવા મળતી ભુલોની ચકાસણી :

      ઘણી પ્રાથમિક શાળાઓમાં ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર ઓડીટ સમયે રજુ કરેલ કરેલ હોય છે પરંતુ અપડેટ કરેલ હોતું નથી અથવા કોઈ પણ વસ્તુની ખરીદી કરેલી ન હોય તો પણ વર્ષ મુજબ તારીજ પણ બનાવેલ હોતી નથી કે અપડેટ કરેલ હોતું નથી તો વર્ષ પ્રમાણે ડેડ સ્ટોક રજીસ્ટર અપડેટ કરવું જોઈએ તેમજ ડેડ સ્ટોક ખરીદેલ વસ્તુ ડેડ સ્ટોક સ્ટોક પર ચડાવી બીલ ની પાછળ નીચે મુજબનો સ્ટેમ્પ બનાવી લગાવવો જોઈએ.

ડેડ સ્ટોક નંબર

તારીખ

પેજ નંબર

        ઘણી પ્રાથમિક શાળાઓમાં ઠરાવબુક અને એજન્ડાબુક ઓડીટ સમયે રજુ કરેલ હોય છે પરંતુ તેમાં કોઈ પણ નવી ખરીદી કે ખર્ચ કરવામાં આવે છે ત્યારે અથવા ભાવપત્રકો મંગાવ્યા અંગે અથવા ભાવપત્રકો મંજુર કરવા અંગેનો (પાર્ટીના નામ સાથે)નો ઠરાવ ઠરાવબુમાં કરવામાં આવતો નથી તો રૂ.૨૦૦૦ કે તેથી વધુ રકમની જે પણ ખરીદી કરવામાં આવે તેના ભાવપત્રકો લઇ તેનું ત્રણ પાર્ટીનું તુલનાત્મક પત્રક બનાવી ઠરાવમાં ત્રણ પાર્ટીનો નામ જોગ ઉલ્લેખ કરી તેની બહાલી મેળવવી જોઈએ. 

ઘણી પ્રાથમિક શાળાઓમાં વાઉચર ફાઈલમાં મંજુર કરનાર સભ્યસચિવ / મુખ્યશિક્ષકના સહી સિક્કા લગાવેલ હોતા નથી તો મુખ્ય શિક્ષક દ્વારા દરેક બીલ વાઉચર ભાવપત્રક ઉપર મુખ્ય શિક્ષક ના સહીસિક્કા કરવા ફરજીયાત છે.

       ઘણી પ્રાથમિક શાળાઓમાં ઓડીટ સમયે નિભાવવામાં આવતા રજીસ્ટરોમાં (ટેલી ટ્રાયલ બેલન્સ ડે બુક બેંક રીકન્સીલેશન, બેલન્સ શીટ, રીસીપ્ટ & પેયમેન્ટ, લેજર બુક, બેંક બુક વગેરે)( રોજમેળ, ખાતાવહી, ચેક રજીસ્ટર, બીલ રજીસ્ટર, ગ્રાન્ટ રજીસ્ટર) મંજુર કરનાર સભ્યસચિવ/ મુખ્યશિક્ષકના સહી સિકકા લગાવેલ હોતા નથી. તો મુખ્ય શિક્ષક દ્વારા જણાવેલ તમા રજીસ્ટર ઉપર સહી સિક્કા લગાવવા ફરજીયાત છે.

      ઘણી પ્રાથમિક શાળાઓમાં વાઉચર ફાઈલમાં આવતા તમામ બીલો/વાઉચરમાં Paid & Cancelled નો સ્ટેમ્પ લગાવવો ફરજીયાત છે.જયારે રોકડેથી ખર્ચ કરેલ હોય તો તેમજ પદરનો ખર્ચ કરેલ હોય તો Paid & Cancelled અને Paid By Me ના બંને સ્ટેમ્પ વાઉચર અને બીલો પર લગાવવા ફરજીયાત છે.

*STP (બાલમિત્ર) ની ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે, 

STP બાલમિત્રના પગારનું સેલરી રજીસ્ટર અને હાજરીપત્રક ઓડીટ સમયે રજુ કરવા રહેશે.

STP બાળકોનું હાજરીપત્રક, પ્રોફાઈલ વગેરે ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે.

*STP (બાલમિત્ર)ની ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે

 બાલમિત્ર પગારના વાઉચરમાં ક્યાં મહિનાનો કેટલો પગાર અને કેટલા ટકા લેખે ચૂકવવાનો થાય છે તે વિગતો લખવી ફરજીયાત છે. 

 *STP હોસ્ટેલ (સીઝનલ હોસ્ટેલ)ની ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે

સીઝનલ હોસ્ટેલના બાલમિત્ર પગારનું સેલરી રજીસ્ટર અને હાજરી પત્રક ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે.

STP હોસ્ટેલ વર્ગના બાળકોનું હાજરીપત્રક અને લીસ્ટ પણ રજુ કરવાનું રહેશે.

STP હોસ્ટેલ વર્ગના કિરાણા સ્ટોક રજીસ્ટર, ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર સ્ટેશનરી વિતરણ રજીસ્ટર વોચમેન હાજરીપત્રક, દૂધ અને શાકભાજી રજીસ્ટર ઓડીટ સમયે રજુ કરવા રહેશે.

*બાંધકામ અને સેનિટેશનની ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે 

સેનીટેશન અંગેનું મજુર પત્રક કે દાડીયા પત્રક અને માલસામાનનું (રેતી, કપચી, ઇંટો, સિમેન્ટ,લોખંડ સળિયા,) સ્ટોક રજીસ્ટર ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે. 

સેનીટેશન અંગેનું કામ પૂર્ણ થઈ ગયા અંગેનું TRPનું વર્કકમ્પ્લીશન સર્ટીફીકેટ ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું સોશે.

* પ્રવાસી શિક્ષક ની ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે

 પ્રવાસી શિક્ષકના પગારનું સેલરી રજીસ્ટર અને હાજરી પત્રક,વર્ક ડાયરી, ઓડીટ સમયે રજુ કરવી જોઈએ

• પ્રવાસી શિક્ષકના જીલ્લા કક્ષાનો મંજૂરીનો પરિપત્ર રજુ કરવો જોઈએ. તેમજ પ્રવાસી શિક્ષકનો નિમણૂંકનો હંગામી ધોરણનો ઠરાવ ઠરાવબુકમાં કરવો જોઈએ.

 વણવપરાયેલ અનુદાન અથવા ખર્ચ ન કરેલ અનુદાન ચકાસણી:

અત્રેના જીલ્લાની ઘણી પ્રાથમિક શાળાઓમાં જે તે વર્ષમાં આવેલી સમગ્ર ગ્રાન્ટનો પૂર્ણપણે ખર્ચ થવો જોઈએ.જેતે એકટીવીટી (SMC તાલીમ / વાલી સંમેલન મીટીંગ/રસેલા ડીફેન્સ તાલીમ/ટ્વીનીંગ પ્રોગ્રામ/એક ભારત શ્રેષ્ટ ભારત ની ગ્રાન્ટ) જે તે નાણાકીય વર્ષ માટે આવતી હોય જો આ ગ્રાન્ટનો જે તે વર્ષ દરમ્યાન ખર્ચ કરવામાં ના આવે તે અગાઉના બીજા વર્ષે ગ્રાન્ટનો ખર્ચ કરી શકાય નહિ

* ટીડીએસની જોગવાઈ અનુસરવામાં આવેલ છે કે નહી તેની ચકાસણી 

 વર્ષ દરમ્યાન મળેલી ટ્રાન્સપોર્ટશન અંગેની ગ્રાન્ટમાં વાહનભાડા પેટે એક જ સમયે એક વ્યક્તિને રૂ. ૩૦,૦૦૦/- કે તેથી કરતા વધુ ભાડુ ચૂકવેલ છે. અને વર્ષ દરમિયાન રૂ.૧,૦૦,૦૦૦/- કરતા વધુ ચુકવણું કરેલ છે છતાં તેના ઉપર TDSની કપાત કરવામાં આવવી જોઈએ. 

વર્ષ દરમ્યાન મળેલી સેનિટેશન અંગેની ગ્રાન્ટમાં મજુરી પેટે એક જ સમયે એક વ્યક્તિને રૂ. ૩૦,૦૦૦/- કે તેથી કરતા વધુ મજુરી ચૂકવેલ છે અને અને વર્ષ દરમિયાન રૂ. ૧,૦૦,૦૦૦/- કરતા વધુ ચુકવણું કરેલ છે છતાં તેના ઉપર TDSની કપાત કરવામાં આવવી જોઈએ.

રોજમેળ અને એકાઉન્ટીંગની પદ્ધતિની ચકાસણી

ટેલી એકાઉન્ટીંગ (ટલી ટ્રાયલ બેલન્સ ડે બુક, બેંક રીકન્સીલેશન બેલેન્સ શીટ, રીસીપ્ટ & પેયમેન્ટ, લેજર બુક, બેંક બુક વગેરે) ઓડીટ સમયે હાર્ડ કોપી અને સોફ્ટ કોપી રજુ કરવાની રહેશે.

મેન્યુઅલ રોજમેળ નિભાવેલ હોય તો રોજમેળ, ખાતાવહી ચેક રજીસ્ટર, બીલ રજીસ્ટર ગ્રાન્ટ રજીસ્ટર રજુ કરવાનું રહેશે.

* ભાવપત્રકો અને રોકડ વ્યવહારની ચકાસણી

અંદાજીત ખર્ચની રકમ રૂ ૨૦૦૦/- કે તેથી વધુ હોય તો માર્ગદર્શિકા પ્રમાણે તંદુરસ્ત હરીફાઈના ધોરણે ભાવપત્રકો મંગાવવાના રહેશે

અંદાજીત ખર્ચની રકમ રૂ ૨૦૦૦/- કે તેથી વધુ હોય તો ચુકવણું રોકડેથી ચુકવણું કરવું નહિ

* સહાયક દસ્તાવેજો કેશ / બેન્ક ચુકવણીના વાઉચર ઓડીટ દરમિયાન ઉપલબ્ધ ન હોય તો તેની ચકાસણી

SMC તાલીમ / વાલી સંમેલન મીટીંગ/રસેલ્ફ ડીફેન્સ તાલીમ/ટ્વીનીગ પ્રોગ્રામ એક ભારત શ્રેષ્ટ ભારત/ગણિત વિજ્ઞાન ફેર ની ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે

*SMC ટેલીકોન્ફરન્સની ગ્રાન્ટ હોય તો

 શાળા કક્ષાએ તાલીમ અહેવાલ, ફોટોગ્રાફસ અને હાજરીપત્રક ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે. 

*SMC વાલી મીટીંગની ગ્રાન્ટ હોય તો 

શાળા કક્ષાએ SMC વાલી મીટીંગના અહેવાલ, ફોટોગ્રાફ્સ અને હાજરીપત્રક ઓડીટ સમયે રજૂ કરવાનું રહેશે

*SMC સેલ્ફ ડીફેન્સ તાલીમ ગ્રાન્ટ હોય તો

 શાળા કક્ષાએ સેલ્ફ ડીફેન્સ તાલીમ ના અહેવાલ, ફોટોગ્રાફસ અને હાજરીપત્રક ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે. તાલીમ પૂર્ણ કર્યાનું પ્રમાણપત્ર

*SMC ટ્વીનીગ પ્રોગ્રામ ગ્રાન્ટ હોય તો

 શાળા કક્ષાએ SMC ટ્વીનીગ પ્રોગ્રામ ના અહેવાલ. ફોટોગ્રાફસ અને હાજરીપત્રક ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે. 

*SMC એક ભારત શ્રેષ્ટ ભારત ની ગ્રાન્ટ હોય તો

શાળા કક્ષાએ એક ભારત શ્રેષ્ટ ભારત ના અહેવાલ, ફોટોગ્રાફસ અને હાજરીપત્રક ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે.ગણિત-વિજ્ઞાન મેળો નો અહેવાલ, અને ફોટોગ્રાફ્સ રજુ કરેલ છે કે નહી?

બાળમેળા નો અહેવાલ, અને ફોટોગ્રાફસ રજુ કરેલ છે કે નહી? 

ઇકોકલબ નો અહેવાલ, અને ફોટોગ્રાફસ રજુ કરેલ છે 

*પ્રજ્ઞા ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે

પ્રજ્ઞા વર્ગના શિક્ષકોના ખર્ચની બીલ ફાઈલ હાજરી પત્રક ઓડીટ સમયે રજૂ કરવાના રહેશે.

*આઈઈડી (IED) / IED એસ્કોર્ટની ગ્રાન્ટ હોય ત્યારે

આઈ.ઈ.ડી. (IED) એસ્કોર્ટના બાળકોની હાજરીપત્રક અને આધાર પુરાવાની ફાઈલ ઓડીટ સમયે રજૂ કરવાની રહેશે.આઈ.ઈ.ડી. (IED) ડેડ સ્ટોક રજીસ્ટર ઓડીટ સમયે રજુ કરવાનું રહેશે.